Imaginez la situation suivante : Un manager convoque un membre de l'équipe dans son bureau pour discuter d'un projet récent. L'intention est de formuler des critiques constructives mais la conversation dérape rapidement. Le membre de l'équipe se sent attaqué, le manager devient de plus en plus frustré et le problème continue.
Une critique constructive devient essentielle à la croissance professionnelle, à la constitution d'une équipe ou à la réussite d'une organisation, cependant, sans une approche appropriée, elle peut créer des malentendus, une résistance tenace, voire des disputes.
Dans cet article, nous vous montrerons l'art de fournir un feedback. Vous découvrirez comment préparer ces sessions de feed-back, choisir les moments les plus appropriés, transmettre le feed-back avec impact et assurer un suivi pour garantir des améliorations durables.
L'importance du feedback
Les remarques sont une formidable source de croissance. Il comble le fossé entre les performances actuelles et la recherche de l'excellence potentielle. Le feedback sur les réussites et les points à améliorer permet aux responsables d'aider les membres de l'équipe à aligner leurs efforts sur les objectifs de l'entreprise, libérant ainsi tout leur potentiel. En plus d'un retour régulier, il permet d'instaurer une culture d'apprentissage et d'amélioration continus.
Risques d'une mauvaise exécution
Lorsque le feedback manque de clarté, est excessivement sévère ou est transmis de manière insensible, il peut se retourner contre les intéressés. Les employés peuvent se sentir sous-estimés, ce qui entraîne une démotivation, une baisse du moral, voire un conflit. Au fil du temps, la pratique inefficace en matière de retour peuvent saper la confiance et favoriser un environnement de travail toxique, ce qui finit par entraver les progrès de l'équipe.
Préparation de la session de feedback
La préparation est la base de toute remarque efficace. Le fait d'aborder une session d'observations sans préparation risque d'aboutir à une communication peu claire et à des conséquences inattendues.
Fixer des objectifs clairs
Soyez clair sur l'intention du feedback. Abordez-vous un comportement spécifique, discutez-vous des mesures de performance ou essayez-vous d'aligner les objectifs ? En connaissant l'objectif, il est plus facile de rester concentré et de s'assurer que le feedback est exploitable.
Rassembler les faits
Utilisez des exemples précis pour étayer vos commentaires. Au lieu de dire "Vos rapports sont incohérents", dites "Dans les trois derniers rapports, la section sur l'analyse des données manquait de faits". En donnant des exemples précis, vous rendez vos critiques plus crédibles et plus compréhensibles.
Tenir compte de l'heure et du lieu
Le cadre dans lequel s'effectue le feedback est très important. Un lieu privé et neutre peut être utilisé pour éviter le stress et l'embarras. En outre, il est également important de choisir un moment approprié, lorsque les émotions se sont apaisées ou pendant des périodes moins chargées.
Avoir la bonne attitude
Abordez la session avec une attitude positive et constructive, car le feedback ne consiste pas à trouver des fautes mais à trouver des réponses et à encourager l'équipe à se développer. Un état d'esprit positif et orienté vers la recherche de solutions donnera le ton à une conversation productive.
Appliquer le bon système de feedback
Des approches structurées de vos remarques peuvent rendre votre message plus explicite et plus percutant.
La méthode du sandwich
Commencez par quelque chose de positif pour créer un climat de soutien, puis suggérez un domaine à développer et terminez par des encouragements ou des félicitations, par exemple :
"Votre souci du détail dans les rapports des clients est vraiment impressionnant.
"Mais le dernier rapport a omis quelques faits saillants.
- Positif : "Je suis sûr que vous réussirez la prochaine fois avec votre rigueur habituelle".
Séparer les remarques en trois éléments :
- *Situation* : "Lors de la réunion d'équipe de la semaine dernière..."
"Vous avez exclu plusieurs membres de l'équipe".
- *Effet* : "Ceci, à son tour, a stoppé le flux de la discussion".
Soyez honnête mais faites preuve de tact. Combinez honnêteté et tact : "Je dois être franc avec vous parce que je me soucie de votre développement". Cela permet de faire preuve d'ouverture tout en continuant à travailler sur la relation.
Se concentrer sur le problème, pas sur la personne
Évitez les critiques personnelles : Au lieu de dire "Vous n'êtes pas un bon communicant", dites "J'ai remarqué lors de nombreuses réunions que vous aviez parfois du mal à vous exprimer clairement". Cela montre que la discussion est objective et constructive.
Donner un avis et non pas attaquer
Commencer par la positivité
Le fait de présenter les points forts avant de se pencher sur les points faibles crée un environnement de respect mutuel. Vous montrez que vous appréciez les efforts de l'employé en les reconnaissant et il ne s'agit pas seulement de critiquer.
Soyez précis et clair
L'ambiguïté peut engendrer la confusion. Énoncer clairement un comportement ou un problème et son impact, et proposer des mesures d'amélioration réalisables.
Cultiver l'équilibre émotionnel
Les débordements émotionnels font dérailler les conversations. Le ton doit rester calme, en utilisant un langage neutre et en se concentrant davantage sur les faits que sur les émotions.
L'amorce d'une conversation
Le feedback doit se faire dans les deux sens. Il est essentiel d'inviter les membres de l'équipe à partager leurs points de vue, à poser des questions et à proposer des solutions. Ce type de collaboration permet souvent d'obtenir de meilleurs résultats.
Faire preuve d'empathie
L'empathie permet d'instaurer la confiance et d'approfondir la compréhension. Par exemple, si un membre de l'équipe a des difficultés à respecter les délais, vous pouvez lui dire : "Je vois que tu gères plusieurs tâches à la fois. Voyons comment nous pouvons établir des priorités ou redistribuer la charge de travail.
Le processus de suivi
Cela signifie également qu'il faut assurer un suivi pour garantir les progrès et la responsabilité.
Évaluer la compréhension
À la fin de la session, résumez les points clés pour assurer que vous êtes sur la même longueur d'ondes. Demandez aux membres de l'équipe de dire ce qu'ils ont compris de la discussion.
Fixer des attentes claires
Définissez les étapes nécessaires pour s'améliorer et convenez d'un calendrier. Par exemple, "Travaillons à l'amélioration de la structure des rapports pour la prochaine réunion trimestrielle".
Un soutien indéfectible
En proposant des ressources, un accompagnement ou une formation supplémentaire, vous montrez que vous vous investissez dans la réussite de l'employé. Par exemple, vous pourriez dire : "Un atelier sur l'analyse des données vous aiderait-il à améliorer vos rapports ?
Reconnaître les progrès
Célébrez les progrès, même s'ils sont minimes. Cela renforce le comportement positif et motive dans la poursuite des efforts.
Les erreurs à éviter
Éliminer complètement le retour d'information
Ignorer les problèmes peut sembler plus facile, mais cela permet aux problèmes de s'envenimer. Abordez les problèmes dès le début pour éviter qu'ils ne s'aggravent.
Généraliser
Les déclarations vagues, telles que "Vous devez être plus proactif", ne permettent pas de passer à l'action. Il s'agit plutôt d'indiquer à quoi ressemble un comportement proactif dans le contexte de son rôle.
Utiliser le feedback comme une punition
Le retour doit responsabiliser et non démoraliser. Faites la distinction entre un retour constructif et des mesures disciplinaires et veillez à ce que votre ton reflète cette distinction.
Manque de suivi
Un retour sans suivi perd de son impact. Prendre régulièrement des nouvelles de la personne pour suivre ses progrès et lui offrir le soutien dont elle a besoin.
Les avantages d'un retour constructif
1. Des relations plus fortes
Un feedback significatif permet d'instaurer un climat de confiance où les employés peuvent constater que leur supérieur se soucie de les aider à se développer et à réussir.
2. Renforcement de l'esprit d'équipe
Une culture de feedback ouvert et constructif crée de la positivité et un sentiment d'appartenance.
3. Une meilleure performance
Une remarque claire et exploitable permet de s'améliorer et d'aligner les efforts individuels sur les objectifs de l'équipe et de l'entreprise.
En résumé
Donner un retour sans conflit est un art qui demande de la préparation, de la structure et une véritable empathie. Vous pouvez transformer les échanges constructifs en croissance et en développement des relations si vous fixez des objectifs clairs et utilisez des schémas dans une communication ouverte. Il est maintenant temps de réfléchir à la pratique du feedback sur votre équipe. Essayez-les et observez les changements positifs qui en résulteront dans votre équipe.
N'oubliez pas que, comme l'a dit Ken Blanchard, "le feedback est le petit déjeuner des champions". Lorsqu'il est donné à bon escient, il est l'un des principaux catalyseurs de la réussite individuelle et collective.
S'ils s'agit de vous, il s'agit de nous.