Recruter les meilleurs talents est une réussite, mais la véritable victoire réside dans leur intégration au sein de votre entreprise. Une feuille de route bien structurée pour l'intégration des employés est la clé pour transformer les nouvelles recrues en membres d'équipe productifs, engagés et loyaux. L'intégration est la passerelle entre une bonne embauche et un excellent employé. Lorsqu'il est bien fait, il donne le ton à l'ensemble du parcours de l'employé au sein de votre entreprise.
Les recherches menées par la Society for Human Resource Management (SHRM) montrent que les entreprises disposant d'un processus d'intégration solide améliorent le taux de rétention des nouveaux employés de 82 % et la productivité de plus de 70 %. Pourtant, de nombreuses entreprises ne considèrent encore l'intégration comme comme il faudrait. Ce manque de considération peut laisser les nouveaux employés dépassés et augmenter également le risque d'une rotation prématurée du personnel.
Si vous êtes prêt à créer une expérience d'intégration qui résonne vraiment, ce guide vous guidera à travers une liste de contrôle méthodique et centrée sur l'humain, conçue pour mettre vos nouveaux employés sur la voie du succès. Nous inclurons également des exemples concrets et des informations provenant de sources réputées pour vous aider à mettre en place un processus qui fonctionne.
Pourquoi l'onboarding est plus important que vous ne le pensez
L'intégration ne consiste pas seulement à remplir des formulaires ou à savoir où se trouve la machine à café. Il s'agit de créer un sentiment d'appartenance, de clarté et de confiance.
Voici pourquoi c'est si important :
1. Il réduit les départs prématurés : Une étude réalisée par Glassdoor a révélé qu'un processus d'intégration solide peut améliorer le taux de rétention de 82 %. Les employés qui se sentent soutenus dès le premier jour sont plus susceptibles de rester à long terme.
2. Il stimule la productivité : Selon Gallup, les employés qui suivent un programme d'intégration structuré sont 70 % plus productifs au cours de leur première année.
3. Il construit la culture : L'intégration est l'occasion d'imprégner les nouveaux employés des valeurs, de la mission et de la vision de l'entreprise. Cela les aide à se sentir liés à l'ensemble de l'entreprise.
4. Elle améliore l'expérience des employés : Une expérience d'intégration positive donne le ton à la façon dont les employés perçoivent votre entreprise. C'est la première fois qu'ils découvrent votre culture d'entreprise.
Maintenant, plongeons dans la feuille de route ultime pour l'intégration des employés, divisée en quatre phases clés : Pré-intégration, Premier jour, Première semaine et 90 premiers jours.
Phase 1 : Pré intégration (avant le premier jour)
Le processus d'intégration commence dès qu'un candidat accepte votre offre. L'intégration préalable consiste à faire en sorte que les nouveaux employés se sentent enthousiastes, préparés et appréciés avant même de mettre un pied au bureau (ou de se connecter à distance).
Ce qu'il faut inclure dans votre liste pré intégration :
- Envoyez un dossier de bienvenue : Allez au-delà de l'e-mail standard. Incluez une lettre de bienvenue personnalisée, des cadeaux de l'entreprise (comme un carnet de notes ou
une bouteille d'eau de la marque) et un programme détaillé pour leur première semaine. Par exemple, Netflix envoie à ses nouveaux employés un kit de bienvenue comprenant un sweat à capuche de la marque de l'entreprise et une note manuscrite de leur supérieur.
- Remplir les formalités administratives de manière numérique : Utilisez des outils tels que DocuSign ou BambooHR pour optimiserle processus de signature des contrats, des formulaires fiscaux et d'autres documents. Cela permet d'éliminer le stress de la paperasserie dès le premier jour.
- Mettre en place la technologie : Veillez à ce que leur messagerie électronique, leurs identifiants de connexion aux logiciels et tout matériel nécessaire (ordinateurs portables ou téléphones) soient prêts à l'emploi. S'ils travaillent à distance, expédiez l'équipement à leur domicile à l'avance.
- Partagez les ressources de l'entreprise : Donnez accès au manuel de l'employé, à l'intranet et à tout matériel de formation qu'ils peuvent consulter avant de commencer.
- Désignez un copain ou un mentor : Associez-les à un collègue qui pourra répondre à leurs questions et leur apporter son soutien au cours des premières semaines. Chez Zappos, les nouveaux embauchés se voient attribuer un "buddy" qui les aide à s'adapter à la culture de l'entreprise.
Pourquoi c'est important : Une étude réalisée par le Brandon Hall Group a révélé que les organisations disposant d'un solide processus de préintégration ont un taux de rétention des nouveaux employés supérieur de 50 %.
Phase 2 : Premier jour (faire une première impression mémorable)
Le premier jour est l'occasion de faire une impression durable. Il ne s'agit pas seulement de logistique, mais aussi de créer un sentiment d'appartenance et d'enthousiasme.
Ce qu'il faut inclure dans la liste du premier jour :
- Accueil chaleureux : Accueillez-les à la porte (ou avec un message de bienvenue virtuel si vous êtes à distance). Désignez une personne chargée de leur faire visiter les lieux et de leur présenter l'équipe.
- Organisez une présentation de l'équipe : Prévoyez du temps pour leur permettre de rencontrer leurs collègues et les principaux partenaires. Chez Google, les nouveaux embauchés sont présentés à leur équipe par le biais d'une série de réunions informelles et de séances de questions-réponses.
- Passez en revue la culture et les valeurs de l'entreprise : Faites part de votre mission, de votre vision et de vos valeurs fondamentales. Utilisez la le storytelling pour expliquer comment ces valeurs se traduisent dans le travail quotidien.
- Aménager son espace de travail : Assurez-vous que le bureau, l'ordinateur et les autres équipements sont prêts à l'emploi. Pour les employés à distance, fournissez une checklist pour les aider à installer leur bureau à domicile.
- Organisez un déjeuner de bienvenue : Invitez-les à déjeuner (ou envoyez-leur une carte-cadeau de livraison de repas à distance) pour les aider à se rapprocher de leur équipe dans un cadre décontracté.
Pourquoi c'est important : Une enquête de BambooHR a révélé que 91% des nouveaux employés se sentent dépassés au cours de leur première semaine. Une première journée structurée et accueillante peut atténuer cette anxiété.
Phase 3 : Première semaine (renforcer la confiance et la clarté)
La première semaine est consacrée à aider les nouveaux embauchés à comprendre leur rôle, l'entreprise et la manière dont ils s'intègrent dans le tableau d'ensemble.
Ce qu'il faut inclure dans la liste de la première semaine :
- Fournir une formation spécifique au poste: Proposez une formation pratique aux outils, processus et systèmes qu'ils utiliseront. Par exemple, Salesforce fournit aux nouveaux employés un plan de formation détaillé adapté à leur poste.
- Clarifier les attentes : Discutez de leurs responsabilités, de leurs objectifs de performance et de la manière dont le succès sera mesuré. Utilisez un plan de 30-60-90 jours pour définir des étapes claires.
- Passez en revue les politiques de l'entreprise : Passez en revue les politiques importantes, telles que l'assiduité, les directives relatives au travail à distance et le code de conduite (ou le code vestimentaire).
- Planifiez des rencontres régulières : Organisez des réunions quotidiennes ou hebdomadaires pour répondre aux questions et faire des remarques. Chez Microsoft, les responsables organisent des entretiens hebdomadaires avec les nouveaux embauchés pour s'assurer qu'ils sont sur la bonne voie.
- Encouragez les questions : Créez un environnement ouvert où les nouveaux embauchés se sentent à l'aise pour poser des questions, aussi petites soient-elles.
Pourquoi c'est important : L'étude Gallup montre que les employés qui reçoivent des attentes claires lors de l'intégration ont 2,5 fois plus de chances de se sentir confiants dans leur poste.
Phase 4 : 90 premiers jours (assurer le succès à long terme)
Les trois premiers mois sont essentiels pour préparer le terrain en vue d'une réussite à long terme. C'est à ce moment-là que les nouveaux employés passent de l'apprentissage à la contribution.
Liste pour les 90 premiers jours :
- Procéder à un examen formel : Évaluez leurs performances, donnez-leur un retour constructif et fixez des objectifs pour le prochain trimestre. Profitez de ce moment pour aborder les défis auxquels ils ont été confrontés.
- Renforcer la culture de l'entreprise : Continuez à mettre l'accent sur vos valeurs et sur la manière dont elles s'inscrivent dans leur travail. Racontez les histoires d'employés qui incarnent ces valeurs.
- Encouragez le travail en réseau : aidez-les à nouer des relations au sein de l'entreprise par le biais d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe, d'événements sociaux ou de projets interdépartementaux.
- Proposez un mentorat : Associez-les à un mentor qui peut leur fournir des conseils et un soutien pendant qu'ils s'acquittent de leurs fonctions. Chez Deloitte, les nouveaux embauchés se voient attribuer un mentor qui les aide à se développer professionnellement.
- Célébrez les étapes importantes : Reconnaissez leurs réalisations, qu'il s'agisse de l'achèvement d'un projet ou de l'atteinte d'une étape clé. La reconnaissance contribue grandement à stimuler le moral des troupes.
Pourquoi c'est important : Une étude menée par l'Aberdeen Group montre que 86 % des employés décident de rester ou non dans une entreprise au cours des six premiers mois. Un processus d'intégration solide peut influencer cette décision de manière significative.
Bonnes pratiques pour un processus d'accueil centré sur l'humain
Pour que votre processus d'intégration soit vraiment efficace, gardez à l'esprit ces bonnes pratiques :
1. Personnaliser l'expérience : Adaptez le processus d'intégration au poste, aux antécédents et aux besoins de la personne. Par exemple, un employé à distance peut avoir besoin d'une aide supplémentaire pour installer son bureau à domicile.
2. Tirez parti de la technologie : Utilisez un logiciel d'intégration comme Workday ou Sapling pour automatiser les tâches, suivre les progrès et s'assurer que tout va bien.
3. Communiquer clairement : Fournissez des informations claires et concises à chaque étape afin d'éviter toute confusion. Utilisez des visuels, des vidéos et des FAQ pour rendre les informations complexes plus faciles à assimiler.
4. Favoriser l'inclusion : Veillez à ce que tous les nouveaux employés, quelle que soit leur origine, se sentent accueillis et valorisés. Il s'agit notamment de fournir des ressources pour répondre à des besoins divers, comme un soutien linguistique ou des outils d'accessibilité.
5. Mesurez le succès : Recueillez les commentaires des nouveaux embauchés et suivez des indicateurs tels que le temps de productivité afin d'améliorer continuellement votre processus.
Exemple concret : Le programme d'intégration d'Airbnb
Airbnb est connu pour son processus d'intégration exceptionnel, qui met l'accent sur la création d'un sentiment d'appartenance. Les nouveaux employés participent à une "journée de l'appartenance", au cours de laquelle ils découvrent la mission de l'entreprise, qui consiste à créer un monde où chacun peut avoir sa place partout. Ils reçoivent également un crédit de voyage de 2 000 dollars pour faire l'expérience directe des logements Airbnb. Cette approche immersive permet non seulement de sensibiliser les nouveaux employés aux valeurs de l'entreprise, mais aussi d'établir un lien profond avec sa mission.
Conclusion
Une check list bien exécutée pour l'intégration des employés est plus qu'une simple liste de choses à faire : c'est un investissement stratégique dans votre personnel et votre entreprise. En fournissant aux nouveaux employés les outils, les ressources et le soutien dont ils ont besoin pour réussir, vous les préparez non seulement à la réussite, mais vous renforcez également la culture et les performances de votre entreprise.
N'oubliez pas que l'onboarding ne se termine pas après la première semaine ou le premier mois. Il s'agit d'un processus continu qui évolue au fur et à mesure que vos employés grandissent et que votre organisation change. En donnant la priorité à une expérience d'intégration réfléchie et complète, vous créerez un lieu de travail où les nouvelles recrues se sentent valorisées, responsabilisées et enthousiastes à l'idée de contribuer.
Alors, qu'attendez-vous ? Utilisez cette liste pour affiner votre processus d'intégration et voyez vos nouveaux employés, et votre entreprise, prospérer.
S'il s'agit de vous, il s'agit de nous.