Les entretiens de départ ont souvent mauvaise presse. Nombreux sont ceux qui les considèrent comme un moyen pour les entreprises de recueillir des plaintes sans aucune intention de prendre des mesures. Cependant, lorsqu'ils sont bien menés, les entretiens de départ peuvent être des conversations extrêmement utiles qui permettent de comprendre pourquoi les employés quittent l'entreprise et comment celle-ci peut s'améliorer.
Dans cet article, nous verrons comment mener des entretiens de départ de manière réfléchie et authentique afin de recueillir des informations utiles et de faire en sorte que les employés qui quittent l'entreprise se sentent écoutés et respectés.
L'importance des entretiens de départ : Plus qu'un simple entretien d'aurevoir
Soyons réalistes : personne n'aime dire au revoir. C'est émouvant et souvent un peu gênant. Cependant, les entretiens de départ ne doivent pas être perçus comme une fin en soi. Au contraire, ils peuvent être une occasion importante pour l'employé et l'entreprise de tourner la page et de tirer des enseignements de l'expérience.
Une étude de la Society for Human Resource Management (SHRM) montre que les entreprises qui prennent le temps d'impliquer leurs employés qui quittent l'entreprise obtiennent souvent des informations approfondies sur la dynamique du personnel, la satisfaction des employés et les problèmes sous-jacents qui peuvent conduire à des démissions. Non seulement vous recueillez des commentaires mais vous donnez aussi aux employés une dernière chance de partager leurs idées, ce qui peut les aider à se sentir valorisés alors qu'ils se dirigent vers une nouvelle aventure.
Préparer l'entretien de sortie : Créer un espace de sécurité
Définissez vos intentions
Avant même de vous asseoir avec un employé qui quitte l'entreprise, prenez le temps de réfléchir à ce que vous souhaitez réellement obtenir au cours de cette conversation. Qu'espérez-vous apprendre ? Vous contentez-vous de collecter des données pour les communiquer à la direction ou souhaitez-vous réellement comprendre l'expérience de l'employé ?
Lorsque vous abordez l'entretien avec une intention claire, vous donnez un ton positif. Faites comprendre à vos employés que l'objectif est d'écouter et d'apprendre, ce qui crée une atmosphère plus ouverte et plus confiante.
Attention au timing
Le choix du moment est essentiel. L'idéal est de mener l'entretien de départ dans la semaine du départ de l'employé, lorsque ses pensées et ses sentiments sont encore frais. Toutefois, il est essentiel de laisser l'employé décider du moment dans une certaine mesure. Vous ne voulez pas les précipiter dans une conversation qui peut nécessiter de la réflexion et de l'honnêteté émotionnelle.
Choisir un cadre confortable
L'endroit où vous menez l'entretien de départ est tout aussi important que la manière dont vous le menez. Choisissez un endroit calme et privé où l'employé se sent à l'aise. Qu'il s'agisse d'une salle de conférence accueillante ou d'un salon confortable, l'idée est de créer un environnement dans lequel les employés se sentent en sécurité pour partager leurs pensées sans entraves.
Mener l'entretien de départ : Écouter, faire preuve d'empathie et d'engagement
Utiliser une structure flexible
Même si c'est une bonne idée de préparer des questions à l'avance, la flexibilité est essentielle. Si vous voulez vous assurer que vous abordez des sujets importants, vous ne devez pas non plus donner l'impression d'un interrogatoire. Il faut engager un véritable échange.
Parmi les sujets essentiels à aborder, on peut citer :
1. Raisons du départ : Qu'est-ce qui les a amenés à choisir une autre voie ?
2. Satisfaction professionnelle globale : Étaient-ils heureux dans leur poste? Qu'est-ce qui leur a plu ?
3. Culture d'entreprise : Quelle était leur perception de l'environnement de travail ?
4. Style de gestion : Que pensent-ils de leur supérieur hiérarchique et de ses pratiques de gestion ?
5. Suggestions d'amélioration : Qu'est-ce que l'entreprise pourrait améliorer ?
Encouragez un dialogue ouvert en posant des questions complémentaires en fonction de leurs réponses.
L'art de l'écoute active
L'écoute active va bien au-delà du simple fait d'entendre ce que dit quelqu'un. Il s'agit de comprendre véritablement ses sentiments et ses pensées. Montrez que vous appréciez la conversation en maintenant le contact visuel, en hochant la tête et en répétant les points clés pour confirmer votre compréhension. Cela permet non seulement à l'employé de se sentir écouté, mais aussi d'établir un lien plus personnel.
Neutre et ouvert
Pendant l'entretien, il est essentiel de rester neutre. Les employés peuvent faire part de leurs frustrations ou de leurs critiques et bien qu'il soit naturel de vouloir défendre l'entreprise, résistez à l'envie de le faire. Au contraire, invitez à la discussion en posant des questions ouvertes qui encouragent le développement de leurs expériences.
Noter les idées
Lorsque vous engagez une conversation, prenez des notes avec soin. Le fait de documenter les principaux points à retenir permet de s'assurer que les informations récoltés ne se perdent pas dans l'agitation de la vie quotidienne de l'entreprise. Ces informations peuvent conduire à des changements significatifs au sein de votre organisation et aider à identifier les tendances.
Après l'entretien de départ : Passer des idées à l'action
Analyser attentivement les remarques
Une fois l'entretien de départ terminé, prenez le temps d'analyser les informations fournies. Recherchez des sujets ou des schémas qui peuvent révéler des problèmes plus importants. Il peut être tentant de passer sous silence les commentaires négatifs mais une analyse approfondie de ces informations peut mettre en lumière des domaines d'amélioration essentiels à la satisfaction et à la fidélisation des employés.
Favoriser la transparence avec la directions
Une fois que vous avez absorbé les informations, envisagez de partager les idées générales avec votre équipe ou le groupe de direction. La transparence favorise la confiance et montre que les constations des employés sont prises au sérieux. Créez une culture d'amélioration continue en indiquant clairement que l'entreprise s'engage à apporter des changements sur la base des informations communiquées par les employés qui quittent l'entreprise.
Les pièges à éviter
Ne pas compliquer les choses
S'il est essentiel de recueillir des informations complètes, il faut éviter que l'entretien de départ ne ressemble à un interrogatoire. Un trop grand nombre de questions peut donner l'impression d'être accablant et étouffer les réponses honnête. Visez plutôt la clarté et la simplicité.
Se préparer
La préparation compte. Ne pas avoir une idée précise des sujets à aborder peut vous faire manquer des occasions d'obtenir des informations précieuses. Prenez le temps, avant l'entretien, de planifier ce que vous voulez apprendre.
Agir sur la base des informations recueillies
L'une des plus grandes erreurs commises par les organisations est de ne pas donner suite aux critiques reçues lors des entretiens de départ. Il est essentiel de mettre en œuvre des changements basés sur les suggestions des employés pour montrer que leur voix compte. Cela peut conduire à une culture de confiance et d'engagement parmi les membres restants de l'équipe.
En résumé
Les entretiens de départ constituent une occasion unique d'obtenir des informations précieuses sur votre lieu de travail.
Voici les points essentiels à retenir :
1. Clarifiez vos intentions : Déterminez ce que vous espérez apprendre et communiquez-le à l'employé qui quitte l'entreprise.
2. Le choix du moment est important : interrogez l'employé dans la semaine qui suit son départ afin d'obtenir les informations les plus récentes.
3. Attention à l'environnement : Créez un environnement confortable et privé qui favorise une conversation ouverte.
4. Restez flexible : Bien que la préparation soit essentielle, il faut laisser libre cours à la conversation.
5. Pratiquez l'écoute active : S'engager sincèrement dans les réponses de l'employé afin d'instaurer un climat de confiance et d'ouverture.
6. Consigner les idées clés : Enregistrez les précieux retours afin d'identifier les modèles et les domaines à améliorer.
7. Agir : Prenez les remarques au sérieux et mettez en œuvre des changements basés sur les idées des employés afin de favoriser une culture de confiance et d'engagement.
En abordant les entretiens de départ avec une touche humaine, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de ces conversations, en transformant l'expérience parfois douce-amère du départ en un puissant outil de changement positif. En vous souciant sincèrement des pensées et des sentiments des employés qui quittent l'entreprise, vous pouvez créer un lieu de travail qui valorise réellement les membres de son équipe, qu'ils soient d'hier ou d'aujourd'hui.
S'il s'agit de vous, il s'agit de nous.